Download Purchasing Terms & Conditions - EN/DE

 Standard Terms and Conditions 

2. Standard Conditions of Purchase of the Heliocentris Academia International GmbH 

Section 1 – Validity 

We order and appoint exclusively based on the following purchase conditions. The exceptional validity of other conditions – especially Sales conditions of the deliverer has as a prerequisite an explicit written confirmation from us. The inclusion of general business conditions of the contract partner for the remaining cases is herewith explicitly opposed. Any further agreements, alterations or supplementary clauses must be done in writing. 

Section 2 – Conclusion of, fulfilment of and withdrawal from the contract 

A Contract is considered as concluded, if 

a) based on an order a corresponding written confirmation has followed, or 

b) a delivery follows based on an order, or 

c) a Contract in writing has been signed by both Contract partners. 

Depictions, drawings, weight and dimension details are valid as legally binding. If later, it is concluded that only deliveries with deviations in these factors were 

possible, then we can withdraw from the Contract. 

In case of delay in delivery for more than one month, which arises because of faults of the deliverer or of one of his subcontractors, we are allowed without any further end date fixation to withdraw from the contract. 

Section 3 – Delivery / Transport risk 

a) The agreed delivery dates and timetable are valid as legally binding. 

The decisive factor for the keeping of the delivery deadlines is the entrance of the ordered goods to the agreed place of delivery. 

b) In case there are any delivery delays, the supplier is obliged to provide a compensation for the damage occurred due to these delays. 

c) The acceptance of a delayed delivery or service does not constitute a waiver of any rights or claims. 

d) In case of early delivery or service, we can refuse the delivery/service at the supplier's cost and risk, if an acceptance is unreasonable for us. If we accept the delivery or service, the supplier, if made aware of such additional costs before an acceptance, shall bear all additional costs (for example storage or insurance costs). 

e) Partial deliveries are permissible only if such deliveries have been explicitly agreed upon. 

f) Deliveries occur principally free of charge until the place of the receiver (Incoterm: DDP (place of delivery)), as long as no other conditions of delivery have been agreed upon. Costs of delivery and packaging as well as any further costs have to be considered in the offer of the supplier. If these conditions have not been explicitly indicated, they are thought to be included in the purchase price. The danger of loss or respectively of damage of goods during transportation is borne by the supplier. 

Section 4 – Secrecy 

a) The supplier is obliged to treat all our commercial and technical details, which become known to him during the business relationship as a business secret. 

b) Drawings, models, samples and similar objects may not be handed out or in any other way made accessible to ineligible third parties. The multiplication of such objects is only allowed in the course of the functional necessity of the business and the copy right regulations. 

c) Subcontractors to the supplier are to be bound to these obligations accordingly. 

d) Suppliers can only advertise their business relationship with us only after receiving a written confirmation from us. 

Section 5 – Prices 

Sales prices of the supplier are to be stated always net in EUR or USD with the addition of the legally valid VAT. Delivery and packaging costs- are to be considered in the offer of the supplier. If deviations of delivery costs occur, we reserve the right to reduce the amount of the invoice. 

Section 6 – Due dates / Payment / Invoice /Delivery note 

a) Our payments to the supplier shall be made 30 days after the reception of goods, provided there are no other agreements made. The payment is achieved by money transfer. 

b) If deliveries arrive before a particular set date, the payment shall be directed according to the initially agreed due date of delivery. 

c) In case of deliveries of defect goods, we are entitled, to retain the payment corresponding to the value of these defect goods until the regular replacement thereof is made. 

d) A supplier is not permitted without a written confirmation, to transfer claims against us or to let them be collected by third parties. If a supplier transfers his demands against us, in contradiction with Sentence 1, without our approval, we may withdraw from the contract. We may at our own discretion makes payments to any third party that the claims have been transferred to without our approval. The additional costs arising from such an activity may be set off from any claims. 

e) Delivery notes and invoices are to be provided always in a 1 copy (from Europe); 3 copies other places, to the receiver stated in the order note. Invoices and delivery notes must include, apart from the legal requirements, the following data: Supplier number, our order number, our article number, tax number of the supplier, delivery note number (on the invoice). 

Section 7 - Claims for defects, Warranty provision, liability, protection rights 

a) Defects must be immediately indicated by us to the Supplier as soon as they are detected in the course of a regular business conduct. The Parties are in agreement that a claim, which is brought forth within 7 days after delivery, will be deemed to be reported in a timely manner. Depending on the kind of the defect and the requirements to detect such defect we may be entitled to report defects later than the period detailed above. 

b) For deliveries of defective goods, the Supplier has the opportunity to assort and improve the delivered goods, provided this is not unreasonable for us. If the Supplier is not able to carry this out or he does not carry the replacement immediately, we can withdraw from the contract and send the goods back to the Supplier at the supplier’s own risk. In urgent cases we may after a consultation with the Supplier carry out the improvement itself or let it be carried out by third parties. The costs thereof are borne by the Supplier. In case of a repeated delivery of defective goods we are entitled, to withdraw from the Contract even for the not executed deliveries. 

c) If, as a result of a defective delivery, we incur costs beyond the normal costs of reviewing the delivery and claiming remedy, particularly transport, travel, labour, material and other costs, the Supplier must bear these costs. 

d) The guarantee runs out 24 months after the end delivery of the end products to the end customer, however at the latest 36 months after delivery to us. Claims for indemnification against the Supplier due to material defects according to §§ 478 and 479 BGB (German Civil Code) remain unaffected. We may also assert such claims if the end customer is not a consumer, but rather an entrepreneur. 

e) During the warranty period the Supplier shall be fully liable for any damage control measures (e.g., call-back campaign) by us due to defective components. 

f) The Supplier is liable for claims, which arise from the usage of the delivered goods due to the infringement of intellectual property rights and. The Supplier will indemnify us and our Customers from all these claims resulting from the breach of such protection rights. 

This clause does not apply, provided the Supplier has manufactured the delivered objects based on our drawings, models or any other regulations and had no knowledge of a breach of protection rights. 

g) The Supplier represents and warrants that he has obtained all mandatory designations and certificates required to distribute the products within the European Union, including but not limited to the Act on the Security of Equipment and Goods (Geräte - und Produktsicherheitsgesetz) and the Act concerning the Distribution, Return and ecological Disposal of Electro- or Electronical Devices (Gesetz über das Inverkehrbringen, die Rücknahme und die umweltverträgliche Entsorgung von Elektro – und Elektronikgeräten). 

Section 8 – Force majeure 

Force majeure, worker strikes, riots, governmental measures and any other unpredictable, unavoidable, and grave events release the Contract partners for the duration of the impairment and in the amount of their influence, from the contract obligations. This applies also, if the events occur, while one Contract partner is in arrears with its obligations. The Contract partners are obliged, within reasonable limits to provide the required information immediately and to adapt their obligations to the altered circumstances in good faith. 

Section 9 – Place of performance, Jurisdiction 

1. Place of performance for deliveries and services is Berlin. The court of jurisdiction for businessmen, legal entities under public law and public – legal special equities is our general place of business. 

2. German legislation is exclusively applied. The application of CISG (UNMerchant Law) is excluded. 

3. Should any of the above clauses be or become ineffective, the remaining clauses and the agreement as a whole shall remain valid and in force. 

Heliocentris Academia International GmbH 

Rudower Chaussee 30, 12489 Berlin, Germany 

Internet: www.Heliocentrisacademia.com 

Email: purchasing@Heliocentrisacademia.com 

Phone: +49-(0)30-340601-600 

___________________________________________________ 

Valid from February 2017 

These Standard Terms and Conditions are a translation of Heliocentris's German language Standard Terms and Conditions and are provided as a service for our English-speaking customers. Only the German version, however, is authoritative. 

 

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

der Heliocentris Academia International GmbH 

2. Einkaufsbedingungen 

§1 Geltung 

Wir bestellen und beauftragen grundsätzlich zu den nachstehenden Einkaufsbedingungen. Die ausnahmsweise Geltung anderer Bedingungen – insbesondere Verkaufsbedingungen des Lieferanten – setzt eine ausdrückliche schriftliche Bestätigung durch uns voraus. Der Einbeziehung von allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vertragspartners wird hiermit in den übrigen Fällen ausdrücklich widersprochen. Etwaige sonstige Vereinbarungen, Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform. 

§2 Vertragsabschluss, -erfüllung und – kündigung 

Ein Vertrag gilt dann als abgeschlossen, wenn 

a) auf der Basis einer Bestellung eine entsprechende schriftliche Auftragsbestätigung erfolgt, oder 

b) auf der Basis eine Bestellung die Lieferung erfolgt, oder 

c) ein Vertrag in Schriftform von beiden Vertragspartnern unterschrieben wird. 

Abbildungen, Zeichnungen, Gewichts- und Maßangaben gelten als verbindlich. Stellt sich später heraus, dass nur abweichende Lieferungen möglich sind, können wir vom Vertrag zurücktreten. 

Im Fall von Lieferverzögerungen von mehr als einem Monat, die der Lieferant oder einer seiner Vorlieferanten zu vertreten haben, sind wir ohne weitere Fristsetzung zum Rücktritt berechtigt. 

§3 Lieferung / Transportrisiko 

a) Die vereinbarten Lieferfristen und –termine gelten als verbindlich. Maßgebend für die Einhaltung der Lieferfrist oder des Liefertermins ist der Eingang der bestellten Ware beim vereinbarten Lieferort. 

b) Im Fall von Lieferverzug ist der Lieferant zum Ersatz des Verzugsschadens verpflichtet. 

c) Die Annahme der verspäteten Lieferung oder Leistung bzw. - falls eine Abnahme zu erfolgen hat - deren Abnahme durch uns enthält keinen Verzicht auf Ansprüche oder Rechte. 

d) Bei vorzeitiger Lieferung oder Leistung können wir die Annahme der Lieferung oder Leistung bzw. - falls eine Abnahme zu erfolgen hat - deren Abnahme auf Kosten und Gefahr des Lieferanten verweigern, sofern Annahme bzw. Abnahme für uns unzumutbar sein sollten. Nehmen wir die Lieferung oder Leistung an bzw. - falls eine Abnahme zu erfolgen hat - ab, hat der Lieferant, soweit wir ihn vor An- bzw. Abnahme darauf hingewiesen haben, uns hieraus etwaig resultierende, zusätzliche Kosten (z.B. Lagerkosten, Versicherungskosten) zu erstatten. 

e) Teillieferungen sind nur zulässig, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde. 

f) Lieferungen erfolgen grundsätzlich frei Haus (Incoterm: DDP (Lieferort)), sofern keine anderweitigen Lieferbedingungen vereinbart wurden. Liefer- und Verpackungskosten sowie sonstige Nebenkosten sind im Angebot des Lieferanten zu berücksichtigen. Sind diese nicht ausdrücklich ausgewiesen gelten sie als im Kaufpreis enthalten. Die Gefahr des Verlustes bzw. der Beschädigung der Ware während der Beförderung trägt der Lieferant. 

§4 Geheimhaltung 

a) Der Lieferant verpflichtet sich, alle nicht offenkundigen kaufmännischen und technischen Einzelheiten, die ihm durch die Geschäftsbeziehung bekannt werden, als Geschäftsgeheimnis zu behandeln. 

b) Zeichnungen, Modelle, Muster und ähnliche Gegenstände dürfen unbefugten Dritten nicht überlassen oder sonst zugänglich gemacht werden. Die Vervielfältigung solcher Gegenstände ist nur im Rahmen der betrieblichen Notwendigkeit und der urheberrechtlichen Bestimmungen zulässig. 

c) Unterlieferanten sind entsprechend zu verpflichten. 

d) Lieferanten dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung mit der Geschäftsverbindung zu uns werben. 

§5 Preise 

Verkaufspreise des Lieferanten sind stets in EUR oder USD netto zzgl. Der ebenfalls auszuweisenden Mehrwertsteuer anzugeben. Liefer- und verpackungskosten sind im Angebot des Lieferanten zu berücksichtigen Bei abweichend berechneten Lieferkosten behalten wir uns eine Kürzung der Rechnung vor. 

§6 Fälligkeit / Zahlung / Rechnung / Lieferschein 

a) Die Zahlungen von uns an den Vertragspartner werden 30 Tage nach Wareneingang fällig, sofern keine anderweitige Vereinbarung getroffen wurde. Die Zahlung erfolgt durch Überweisung. 

b) Bei Annahme verfrühter Lieferungen richtet sich die Fälligkeit nach dem ursprünglich vereinbarten Liefertermin. 

c) Bei fehlerhaften Lieferungen sind wir berechtigt, die Zahlung wertanteilig bis zur ordnungsgemäßen Erfüllung zurückzuhalten. 

d) Ein Lieferant ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung, nicht berechtigt, Forderungen uns gegenüber abzutreten oder durch Dritte einziehen zu lassen. Tritt ein Lieferant seine Forderungen uns gegenüber, entgegen Satz 1, ohne unsere Zustimmung ab, so ist die Abtretung gleichwohl wirksam. Wir können jedoch nach eigener Wahl mit befreiender Wirkung an den Lieferanten oder Dritte leisten. Durch die Abtretung entstehende Mehrkosten können wir in Aufrechnung bringen. 

e) Lieferscheine und Rechnungen sind stets in 1-facher Ausfertigung (innerhalb Europas) und 3-facher außerhalb Europas, an den auf der Bestellung angegeben Empfänger zu senden. Rechnungen und Lieferscheine müssen neben den gesetzlichen Anforderungen die folgenden Angaben beinhalten: Lieferantennummer, unsere Bestellnummer, unsere Artikelnummer, Steuernummer des Lieferanten, Lieferscheinnummer (auf der Rechnung). 

§7 Mängelrüge, Gewährleistung, Haftung, Schutzrechte 

a) Mängel haben wir, sobald diese nach den Gegebenheiten eines ordnungsgemäßen Geschäftsablaufs festgestellt werden, dem Lieferanten unverzüglich anzuzeigen. Die Parteien sind sich einig, dass eine solche Mängelrüge, die innerhalb von 7 Tagen nach Lieferung erfolgt, in jedem Fall als unverzüglich zu betrachten ist. Je nach Art und Erkennbarkeit des Mangels kann die Mängelrüge aber auch später erfolgen. 

b) Bei Lieferung fehlerhafter Ware wird dem Lieferanten Gelegenheit zum Aussortieren und Nachbessern gegeben, sofern dies uns zumutbar ist. Kann dies der Lieferant nicht durchführen oder kommt er dem nicht unverzüglich nach, können wir vom Vertrag zurücktreten und die Ware auf Gefahr des Lieferanten an diesen zurückschicken. In dringenden Fällen können wir nach Abstimmung mit dem Lieferanten die Nachbesserung selbst durchführen oder von Dritten durchführen lassen. Die Kosten dafür trägt der Lieferant. Bei wiederholter Lieferung fehlerhafter Ware sind wir berechtigt, auch für den noch nicht geleisteten Lieferumfang vom Vertrag zurückzutreten. 

c) Entstehen uns infolge der mangelhaften Lieferung Kosten, die den üblichen Prüfungsumfang übersteigen, insbesondere Transport-, Wege-, Arbeits-, Materialkosten oder sonstige Kosten, so hat der Lieferant diese Kosten zu tragen. 

d) Die Gewährleistung verjährt 24 Monate nach Auslieferung der Endprodukte an den Endkunden, spätestens jedoch 36 Monate nach Lieferung an uns. Rückgriffsansprüche von uns gegen Lieferanten wegen Sachmängelansprüchen gemäß §§ 478 und 479 BGB bleiben unberührt. Wir können sie auch dann entsprechend geltend machen, wenn der Endkunde nicht Verbraucher, sondern Unternehmer ist. 

e) Für unsere Maßnahmen zur Schadenabwehr (z.B. Rückrufaktionen) aufgrund nicht mängelfreier Komponenten, haftet der Lieferant dieser Komponenten während der Dauer der Gewährleistung. 

f) Der Lieferant haftet für Ansprüche, die sich bei Verwendung der Liefergegenstände aus der Verletzung von Schutzrechten und Schutzrechtsanmeldungen ergeben. Der Lieferant stellt uns und unsere Kunden von allen Ansprüchen aus der Verletzung solcher Schutzrechte frei. Dies gilt nur nicht, soweit der Lieferant die Liefergegenstände unter Maßgabe von durch uns übergebenen Zeichnungen, Modellen oder sonstigen Beschreibungen hergestellt hat und keine Kenntnis einer Schutzrechtsverletzung hatte. 

g) Der Lieferant ist verpflichtet alle notwendigen Kennzeichnungen und Zertifizierungen für den Vertrieb seiner Produkte in der Europäischen Union, sicherzustellen. Dies beinhaltet insbesondere solche nach dem Geräte- und Produktsicherheitsgesetz und dem Gesetz über das Inverkehrbringen, die Rücknahme und die umweltverträgliche Entsorgung von Elektro- und Elektronikgeräten. 

§8 Höhere Gewalt 

Höhere Gewalt, Arbeitskämpfe, Unruhen, behördliche Maßnahmen und sonstige unvorhersehbare, unabwendbare und schwerwiegende Ereignisse befreien die Vertragspartner für die Dauer der Störung und im Umfang Ihrer Wirkung von den Leistungspflichten. Dies gilt auch, wenn die Ereignisse eintreten, wenn sich ein Vertragspartner in Verzug befindet. Die Vertragspartner sind verpflichtet, im Rahmen des Zumutbaren unverzüglich die erforderlichen Informationen zu geben und Ihre Verpflichtungen den veränderten Verhältnissen nach Treu und Glauben anzupassen. 

§9 Erfüllungsort, Gerichtsstand 

1. Erfüllungsort für Lieferungen und Leistungen ist Berlin. Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche 

Sondervermögen ist der Geschäftssitz des Klägers. 

2. Es gilt ausschließlich deutsches Recht. Die Anwendung des CISG (UNKaufrecht) ist ausgeschlossen. 

3. Sollten einzelne der vorstehenden Klauseln unwirksam sein oder werden, so betrifft dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Klauseln oder der Vertragsbedingungen im Ganzen. 

Heliocentris Academia International GmbH 

Rudower Chaussee 30 

12489 Berlin, Deutschland 

Internet: www.Heliocentrisacademia.com 

Email: purchasing@Heliocentrisacademia.com 

Telefon: +49-(0)30-340601-600 

_________________________________________________________ 

Gültig Februar 2017